Phòng Hành Chính Nhân Sự Là Gì? Làm Gì? Chức Năng Nhiệm Vụ?

Công việc hành chính nhân sự là một vị trí mà doanh nghiệp nào cũng cần có và đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nếu bạn muốn tìm hiểu phòng hành chính nhân sự là gì? Các vị trí trong phòng hành chính nhân sự, những công việc của phòng hành chính nân sự cần phải làm... Hãy theo dõi chi tiết ở bài viết của Sinh Viên Kinh Tế TPHCM dưới đây

1. Phòng hành chính nhân sự là gì?

Bộ phận hành chính nhân sự (Phòng hành chính nhân sự) là một trong những bộ phận quan trọng nhất trong một doanh nghiệp, bộ phận này quản lý tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Bất kể quy mô của công ty to hay nhỏ đều cần phải có một bộ phận hành chính và nhân sự.

2. Quyền hạn của phòng hành chính nhân sự

Bộ phận hành chính nhân sự tư vấn và hỗ trợ Ban Giám đốc trong mọi vấn đề liên quan đến tổ chức và quản lý nhân sự, hành chính, pháp lý và hoạt động truyền thông, quan hệ công chúng. Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được giao và xử lý công việc trong phạm vi quyền hạn.

https://sinhvienkinhtetphcm.com/review-khoa-hoc-quan-tri-nhan-su-online-tot-nhat/

3. Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự

• Thực hiện các hoạt động tiếp nhận và lưu trữ các giấy tờ, thư từ và tài liệu chính thức của công ty.
• Giám sát việc thực hiện các hoạt động nhằm duy trì văn hóa công ty.
• Quản lý các tài liệu về lương thưởng của nhân viên.
• Phụ trách công việc lễ tân như giao dịch với khách hàng, tiếp khách hàng mỗi khi công ty gặp gỡ đối tác, sự kiện nội bộ.
• Theo dõi chấm công, lập danh sách lương thưởng hàng tháng của nhân viên.
• Theo dõi, quản lý các trang thiết bị, máy móc là tài sản công ty.

4. Phòng hành chính nhân sự gồm những bộ phận nào?

4.1. Các vị trí trong phòng hành chính nhân sự

- Tuyển dụng: Tìm kiếm và tuyển dụng tất cả các vị trí trong công ty, lập kế hoạch tuyển dụng và trực tiếp thực hiện quy trình tuyển dụng. Vì vậy cần hiểu rõ nhu cầu của từng lĩnh vực và tìm người phù hợp, có năng lực.

- Tiền lương, tiền thưởng: Chịu trách nhiệm xây dựng chính sách lương thưởng toàn công ty đảm bảo cân bằng giữa quyền lợi của người lao động và cả công ty. Để thành công ở vị trí này đòi hỏi sự hiểu biết về các quy định, chính sách và luật lao động.

- Hành chính: Chịu trách nhiệm quản lý, lưu trữ và xử lý các văn bản, thư từ, thông báo, tài sản của công ty, chịu trách nhiệm sắp xếp các cuộc hẹn đối tác, hội nghị, họp công ty, v.v.

- Đào tạo và Phát triển: Đào tạo và phát triển nhân viên để nâng cao hiệu quả công việc. Từ đó, giúp nhân viên phát triển bản thân và có thăng tiến trong công việc.

4.2. Sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự

Các vị trí và bộ phận trong phòng hanh chính nhân sự bao gồm:

• Trưởng phòng hành chính nhân sự
• Phó phòng
• Bộ phận hành chính
• Bộ phận tuyển dụng
• Bộ phận đào tạo và phát triển
• Bộ phận lương và thưởng

Sơ đồ tổ chức của phòng hành chính nhân sự sẽ như sau:

Tham khảo: Lộ trình học hành chính nhân sự cho người mới bắt đầu

5. Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự

Lập kế hoạch và phê duyệt yêu cầu tuyển dụng

Kế hoạch tuyển dụng sẽ được đệ trình lên ban giám đốc để xem xét và phê duyệt. Nếu phù hợp với yêu cầu tuyển dụng sẽ được phê duyệt và chuyển cho bộ phận Nhân sự để thực hiện. Nếu phát hiện yêu cầu tuyển dụng không hợp lý sẽ trả lại để điều chỉnh, bổ sung.

Tuyển dụng

Bộ phận Nhân sự đăng tin tuyển dụng và nhận hồ sơ từ các ứng viên. Tổ chức hội đồng phỏng vấn phù hợp với từng vị trí, ban giám đốc sẽ trực tiếp phỏng vấn ứng viên hoặc phân công người điều hành chịu trách nhiệm.

Giai đoạn thử việc

Sau khi chọn được ứng viên phù hợp, bộ phận nhân sự bắt đầu quá trình thử việc. Soạn thảo hợp đồng thử việc và cấp chứng chỉ lao động theo quy định của pháp luật lao động.

Ký hợp đồng lao động

Hết thời gian thử việc, nhân sự đạt yêu cầu ký hợp đồng lao động chính thức.

Đánh giá nhân viên

Bộ phận nhân sự và ban giám đốc thường xuyên rà soát, đánh giá nhân viên của công ty có hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao hay không, có những vi phạm quy định của công ty trong quá khứ hay không. Nếu nhân viên vi phạm quy tắc sẽ có biện pháp xử lý. Đồng thời đưa ra các quyết định khen thưởng tương ứng dựa trên kết quả đạt được.

Thiết lập hệ thống, chính sách cho nhân viên

Xử lý đơn xin nghỉ phép của nhân viên hoặc yêu cầu nghỉ phép khi nhân viên nghỉ phép hoặc hết hạn hợp đồng. Hội đồng quản trị có quyền sa thải những nhân viên vi phạm kỷ luật, vi phạm các điều khoản hợp đồng hoặc có những hành vi không có lợi cho hoạt động kinh doanh.

Quản lý hồ sơ nhân sự

Phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ quản lý và lưu giữ toàn bộ hồ sơ lý lịch của tất cả người lao động trong doanh nghiệp.

6. Tham khảo KPI phòng hành chính nhân sự

Một số KPI cho phòng hành chính nhân sự như sau:

KPI về lương

• KPI doanh thu trung bình: Hữu ích để xem liệu doanh thu trung bình của công ty có phù hợp với doanh thu trung bình của ngành hoặc của các đối thủ cạnh tranh khác hay không.
• Mức thu nhập KPI theo chức danh công việc: Đánh giá liệu doanh thu trung bình của một công ty có phù hợp với thị trường hay không.
• Tỷ lệ chi phí tiền lương: Đánh giá liệu chi phí có hợp lý và phù hợp với tỷ lệ trong ngành không?

KPI về an toàn trong môi trường lao động

• Tỷ lệ báo cáo sản xuất an toàn: được đo bằng số vụ tai nạn lao động xảy ra ở từng bộ phận sản xuất trong tháng.
• Tỷ lệ số giờ mất do TNLĐ: Xác định tổng thời gian mất và tổng chi phí liên quan đến thời gian mất cho tất cả các chức danh liên quan đến TNLĐ, bao gồm chi phí mất và chi phí xử lý ATLĐ.

KPI về đào tạo nhân sự

• Tỷ lệ nhân sự: Là tỷ lệ nhân viên đã đào tạo trên tổng số nhân viên cần đào tạo.
• Hiệu quả đào tạo: Tỷ lệ nhân viên áp dụng vào công việc sau đào tạo trên tổng số nhân viên đã đào tạo.
• Tỷ lệ năng lực đạt yêu cầu: Thể hiện mức độ năng lực chuyên môn của từng chức danh công việc trong công ty.
• Tỷ lệ trình độ văn hóa: Đánh giá chất lượng chung của nhân viên công ty.

7. Mẫu báo cáo công việc phòng hành chính nhân sự

Các bạn tham khảo một số mẫu báo cáo công việc tại phòng hành chính nhân sự dưới đây:

Bài viết trên đây đã cung cấp tới bạn các thông tin chi tiết về công việc tại phòng hành chính nhân sự mà có thể sẽ giúp đỡ bạn trong công việc. Hiện nay, tất cả các doanh nghiệp đều có bộ phận này nên công việc hành chính nhân sự đang mở rộng cơ hội nghề nghiệp cho các bạn sinh viên.

Xem thêm:

• Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp
• Nhân Viên Văn Phòng Là Gì?
• Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu Làm Gì?
• Nhân Viên Sale Là Gì? Mô Tả Công Việc Nhân Viên Sale