Purchasing Là Gì? Review Vị Trí Purchasing (Nhân Viên Mua Hàng)

Purchasing là một thuật ngữ quen thuộc thường được bắt gặp khi bạn nhắc tới hay tìm hiểu về lĩnh vực xuất nhập khẩu hay quản trị chuỗi cung ứng. Cụ thể, thuật ngữ này gắn liền với hoạt động tìm kiếm nguồn hàng, thu mua và cung ứng, phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Vậy Purchasing là gì? Công việc của Purchasing trong thực tế làm gì? Phân biệt Procurement và Purchasing?

Trong bài viết này, Sinh Viên Kinh Tế TPHCM sẽ giải đáp cho câu hỏi “Purchasing là gì?” cũng như cung cấp các thông tin hữu ích xoay quanh chủ đề Purchasing. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết dưới đây nhé!

1. Purchasing là gì? 

Purchasing là thuật ngữ tiếng Anh có nghĩa là “thu mua”, là một hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp để cung ứng các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho sản xuất kinh doanh, thương mại và vận hành, xuất khẩu. Người làm công việc Purchasing sẽ có trách nhiệm lập kế hoạch tìm kiếm, thu mua và đàm phán với nhà cung ứng, quản lý hợp đồng mua hàng, thanh toán cho nhà cung ứng hay kiểm soát hàng tồn kho,...

Purchasing là một phần của Procurement, thường được sử dụng với tầng nghĩa hẹp hơn so với Procurement. Purchasing có thể được chia thành các loại khác nhau tùy thuộc vào đối tượng, mục đích mua hàng như:

Direct Purchasing: là thu mua các nguyên vật liệu, thành phẩm hoặc dịch vụ trực tiếp liên quan đến quá trình sản xuất hoặc kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ: một công ty may mặc sẽ thu mua vải, chỉ, khuy, dây kéo,… để sản xuất quần áo.

Indirect Purchasing: là thu mua các vật tư, thiết bị hoặc dịch vụ không trực tiếp liên quan đến quá trình sản xuất hoặc kinh doanh của doanh nghiệp nhưng cần thiết để duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ: một công ty may mặc sẽ thu mua máy tính, máy in, giấy, bút,… để phục vụ cho công việc văn phòng.

Mro-Purchasing: là thu mua các phụ tùng, vật tư, thiết bị để bảo trì, vận hành hệ thống hay sửa chữa máy móc trong các nhà máy sản xuất. Ví dụ: một công ty may mặc sẽ thu mua dầu nhớt, dao cắt, băng tải,... để bảo trì và sửa chữa các máy may.

Capital Purchasing: là thu mua các tài sản cố định có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài như nhà xưởng, đất đai, máy móc thiết bị, xe cộ,... Ví dụ: một công ty may mặc thu mua một nhà xưởng mới để mở rộng quy mô sản xuất.

Hoạt động Purchasing hiệu quả là hoạt động đảm bảo được các yếu tố như thời gian cung ứng nhanh, chi phí phát sinh thấp, chất lượng chuỗi cung ứng được cải thiện hơn. Một quy trình Purchasing điển hình bao gồm:

• Nhận yêu cầu mua hàng
• Tạo và phân phối đơn đặt hàng
• Nhận sản phẩm / dịch vụ
• Đảm bảo chất lượng của sản phẩm / dịch vụ đã nhận
• Thu xếp thanh toán cho nhà cung cấp

Tham khảo: [Review Khách Quan] Khóa Học Purchasing Ở Đâu Tốt Nhất 

2. Phân biệt Procurement và Purchasing   

Khi tìm hiểu về Purchasing, có nhiều bạn thường nhầm lẫn với khái niệm của Procurement bởi công việc của hai vị trí này khá tương đồng với nhau. Vậy Procurement và Purchasing khác nhau như thế nào?

Procurement là gì? Trong từ điển Anh - Việt thì Procurement có nghĩa là “sự thu mua”. Quá trình lập kế hoạch, thiết lập chiến lược mua hàng và duy trì hoạt động mua hàng nói chung của các doanh nghiệp được gọi là Procurement. Đối tượng của hoạt động Procurement có thể là các nguyên vật liệu đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc là những dịch vụ, hàng hóa cần thiết để duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Purchasing là gì?  

Quy trình của Procurement gồm có các hoạt động chính như:

• Planning - Lên kế hoạch mua hàng hóa
• Sourcing - Tìm kiếm nguồn cung hàng 
• Supplier Selection - Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp
• Negotiation - Đàm phán với nhà cung cấp về giá và các điều khoản
• Transaction and Contract management - Ký kết hợp đồng và chuyển giao hàng hóa
• Supplier Performance Management - Đo lường hiệu quả của nhà cung cấp
• Supplier Sustainability Issues - Duy trì tính ổn định với nhà cung cấp

Phân biệt Procurement và Purchasing  

3. Nhân viên Purchasing học ngành gì?   

“Nhân viên Purchasing học ngành gì?” là một câu hỏi mà nhiều bạn trẻ quan tâm khi muốn theo đuổi nghề này. Nhân viên mua hàng là người chịu trách nhiệm thu mua các sản phẩm, nguyên vật liệu, vật tư cho công ty một cách hiệu quả, tiết kiệm và chất lượng. Để làm được công việc này, nhân viên Purchasing cần có những kiến thức và kỹ năng chuyên môn cần thiết.

Hiện nay, trong các trường đại học, cao đẳng chưa xây dựng, thiết kế chuyên ngành đào tạo riêng cho vị trí Purchasing vì nghề này đòi hỏi kỹ năng và kinh nghiệm thực tế hơn là lý thuyết chuyên môn. Thông thường, nhân viên Purchasing tốt nghiệp các chuyên ngành là Kinh tế, Tài chính, Ngoại ngữ,... như Quản trị kinh doanh, kế toán, tiếng Anh thương mại (hoặc các ngôn ngữ khác tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp tuyển dụng). Purchasing là gì  

4. Học Purchasing ở đâu tốt? 

Học Purchasing là một cách để nâng cao kiến thức và kỹ năng về nghiệp vụ mua hàng quốc tế, giúp bạn có thể làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp trong lĩnh vực này. Hiện nay, có nhiều trung tâm đào tạo Purchasing ở các thành phố lớn như Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng,… Đâu là tiêu chí lựa chọn địa chỉ học tốt Purchasing tốt nhất dành cho các bạn quan tâm và đang tìm kiếm?

Theo kết quả tổng hợp của Sinh Viên Kinh Tế TPHCM , có một số tiêu chí quan trọng bạn nên xem xét khi chọn khóa học Purchasing, bao gồm:

Uy tín của trung tâm đào tạo: Trung tâm đào tạo đã được cấp phép hoạt động bởi các cơ quan chức năng là địa chỉ đã được kiểm duyệt mọi khía cạnh như đội ngũ giảng viên, chương trình giảng dạy, cơ sở vật chất,... sẽ mang đến cho các bạn môi trường học tập tốt nhất cũng như cấp chứng nhận có giá trị pháp lý.

Nội dung chương trình đào tạo: Chọn những khóa học có nội dung bao quát các nghiệp vụ thu mua thường gặp, quan trọng chung của các loại hình công ty như đánh giá năng lực nhà cung ứng, xác định nguồn cung và nhà cung ứng, kiểm tra chất lượng hàng hóa, đàm phán giá cả và điều khoản,...

Phương pháp và hình thức học tập: Bạn nên ưu tiên các khóa học có phương pháp giảng dạy thực tế, kết hợp lý thuyết và thực hành, có sự tương tác giữa học viên và giảng viên, bài kiểm tra và đánh giá để kiểm tra kiến thức, kỹ năng của học viên. Hình thức học tập như học tại trung tâm, học online tương tác với giảng viên hay khóa học video đóng gói,... để bạn chọn lựa phù hợp với bạn nhất.

Hỗ trợ sau khóa học: Tất nhiên trung tâm có những khóa học hỗ trợ sau khóa học sẽ được các bạn ưu tiên nhất. Việc giải đáp thắc mắc, tư vấn cho học viên khi gặp khó khăn trong công việc, cập nhật thông tin mới nhất về xuất nhập khẩu và Purchasing,... là lợi ích mà học viên nhận được trong và sau khóa học.

Chi phí của khóa học: Bạn nên so sánh giá cả và chất lượng của các khóa học Purchasing khác nhau để chọn được khóa học phù hợp với túi tiền và nhu cầu của bạn. Bạn cũng nên xem xét các ưu đãi, khuyến mãi mà các trung tâm đào tạo có thể cung cấp cho học viên.

Thời lượng khóa học: Khóa học có thời lượng vừa đủ để bạn có thể nắm bắt được các kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc Purchasing. Bạn cũng nên xem xét lịch học và thời gian học phù hợp với lịch trình cá nhân của bạn.

Đánh giá của học viên: Tham khảo ý kiến và đánh giá của những người đã từng tham gia khóa học Purchasing mà bạn quan tâm để có cái nhìn tổng quan về chất lượng và hiệu quả của khóa học. Bạn có thể tìm kiếm các đánh giá trên mạng xã hội, website hoặc diễn đàn liên quan đến xuất nhập khẩu và Purchasing.

>>> Xem thêm: Khóa Học Purchasing Ở Đâu Tốt Nhất  

5. Mô tả công việc của Purchasing trong thực tế  

Công việc của Purchasing trong thực tế là thực hiện các giao dịch, thu mua hàng hóa, dịch vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Vậy công việc của Purchasing là gì?

Công việc của Purchasing có thể bao gồm những nhiệm vụ chính như sau:

Lập kế hoạch thu mua hàng hóa: xác định nhu cầu thu mua, số lượng nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ tiêu chuẩn phục vụ hoạt động cũng như lập ngân sách và thời gian cung ứng dự kiến cho các giao dịch thu mua. 

Tìm kiếm và chọn lựa nhà cung ứng phù hợp: nhân viên Purchasing sẽ nghiên cứu, tìm hiểu thị trường rồi tiến hành so sánh, đánh giá các nhà cung ứng tiềm năng. Sau đó lựa chọn những nhà cung ứng phù hợp với tiêu chuẩn cũng như yêu cầu, điều kiện của bộ phận đặt ra.

Đàm phán và ký kết hợp đồng mua hàng: sau khi tìm được nhà cung ứng phù hợp, nhân viên Purchasing tiến hành thương lượng về giá cả, chi phí, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng, điều kiện bảo hành và chất lượng hàng hóa,... với nhà cung ứng. Ký kết hợp đồng mua hàng và theo dõi, giám sát việc thực hiện hợp đồng. 

Quản lý đơn hàng giao nhận: theo dõi tình hình giao nhận hàng hóa, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa, nguyên vật liệu. Đồng thời, xử lý các sự cố hoặc khiếu nại liên quan đến hàng hóa giao nhận, thanh toán cho nhà cung cấp theo hợp đồng đã ký. 

Quản lý hàng tồn kho: duy trì các hồ sơ cập nhật về nguyên vật liệu, hàng hóa đã mua, các hóa đơn và thông tin mua hàng, phối hợp với bộ phận kho để đảm bảo quản lý và lưu trữ hàng hóa một cách hiệu quả và hợp lý.

Lập báo cáo và phân tích chi phí giao dịch: thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu về hoạt động thu mua, lập báo cáo về hiệu quả mua hàng, mức chi tiêu, tiết kiệm chi phí phát sinh,...

Ngoài các công việc đã nêu trên, Purchasing còn có thể tham gia vào các hoạt động khác như:

Thực hiện các chương trình mua hàng tập trung: hợp tác với các bộ phận khác trong doanh nghiệp để thống nhất nhu cầu và tiêu chuẩn thu mua, thực hiện các giao dịch mua hàng tập trung để tận dụng quy mô và giảm chi phí.

Tham gia vào các hoạt động liên quan đến chuỗi cung ứng: phối hợp với các bộ phận như sản xuất, kế hoạch, bán hàng, logistics,… để đảm bảo sự liên kết và hiệu quả của chuỗi cung ứng, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành chuỗi cung ứng.

Cải tiến liên tục quy trình thu mua: đánh giá và kiểm tra quy trình thu mua hiện tại, đề xuất và triển khai các giải pháp cải tiến để nâng cao chất lượng và hiệu quả của hoạt động thu mua…

6. Các kiến thức và kỹ năng cần thiết cho vị trí Purchasing   

Các kiến thức chuyên môn cho vị trí Purchasing là những kiến thức liên quan đến lĩnh vực mà công ty đang hoạt động, các quy trình, phương pháp và phần mềm thu mua, các luật lệ, quy định và tiêu chuẩn về thu mua, các xu hướng và biến động của thị trường. Dưới đây là một số kiến thức chuyên môn cụ thể cho vị trí Purchasing như:

• Hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp đang hoạt động 
• Quy trình Purchasing và các thủ tục, hồ sơ liên quan
• Phương pháp và các phần mềm Purchasing
• Quy định, luật lệ và tiêu chuẩn về Purchasing
• Xu hướng và biến động của thị trường có ảnh hưởng đến Purchasing…

Ngoài những kiến thức chuyên môn thì vị trí Purchasing còn yêu cầu một số kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc thu mua nguyên vật liệu, hàng hóa, vật tư cho công ty một cách hiệu quả, chất lượng và tiết kiệm như:

• Kỹ năng giao tiếp để liên lạc, thương lượng, đàm phán với các nhà cung ứng, khách hàng, đồng nghiệp và cấp trên. Nếu bạn có kỹ năng giao tiếp giúp quá trình Purchasing suôn sẻ hơn, trao đổi thông tin chính xác hơn, giải quyết xung đột, đạt được những thỏa thuận có lợi cho công ty và xây dựng được mối quan hệ tốt. 
• Kỹ năng tổ chức để lập kế hoạch, sắp xếp, phân bổ và theo dõi các nguồn lực, thời gian và ngân sách cho công việc thu mua. Từ đó, hoạt động Purchasing được quản lý một cách có hệ thống, tránh lãng phí và rủi ro phát sinh.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp Purchasing đối phó được với các tình huống khó khăn, không mong muốn như chậm giao hàng, hàng hóa bị lỗi, thiếu hàng, tranh chấp hợp đồng,...
• Kỹ năng phân tích và đưa ra quyết định giúp Purchasing có được những thông tin chính xác và có căn cứ để lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất, đưa ra các quyết định hợp lý và có lợi nhất cho doanh nghiệp,...

7. Mức lương nhân viên Purchasing   

Mức lương nhân viên Purchasing là mức thu nhập mà nhân viên thu mua nhận được khi làm việc cho một công ty. Mức lương này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như quy mô và đặc điểm của công ty, kinh nghiệm và trình độ của nhân viên, kết quả và hiệu quả công việc,…

Dưới đây là một số thông tin về mức lương nhân viên Purchasing:

Với nhân viên Purchasing mới thì mức lương có thể từ 8.000.000 đồng - 14.000.000 đồng/tháng , tùy theo năng lực, kinh nghiệm thực tế và ngành hàng.

Với nhân viên Purchasing giàu kinh nghiệm, có năng lực và chuyên môn cao thì mức lương sẽ cao hơn, khoảng từ 16.000.000 đồng - 22 triệu đồng/tháng .

Nếu bạn làm cho các doanh nghiệp nước ngoài, mức lương bình quân của nhân viên Purchasing sẽ vào khoảng 553 USD, dao động khoảng 580 - 950 USD/tháng .

Purchasing là một trong những hoạt động quan trọng của một doanh nghiệp, đóng vai trò là “xương sống” của công ty. Nhân viên Purchasing là người có trách nhiệm thực hiện công việc thu mua các nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa cho công ty một cách hiệu quả, tiết kiệm và chất lượng. Hy vọng bài viết mà Sinh Viên Kinh Tế TPHCM sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quan và chi tiết về vị trí Purchasing. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm: 

• Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Tổng Quan Về Ngành Xuất Nhập Khẩu 
• Tổng Hợp Thuật Ngữ Và Từ Vựng Tiếng Anh Xuất Nhập Khẩu 
• Khai Báo Hải Quan Là Gì? Kiến Thức Cần Biết 
• Khóa Học PURCHASING (Mua Hàng Thực Chiến)