Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Gồm Những Gì?

Chứng từ xuất nhập khẩu là cần thiết dùng để làm cơ sở cho việc thanh toán quốc tế, khiếu nại; xác nhận việc giao nhận hàng hóa, vận tải chuyến hàng và thủ tục hải quan.

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu thường bao gồm những gì? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây:

>>>>>>> Bài viết xem nhiều: Review khóa học xuất nhập khẩu online dành cho sinh viên

1. Chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Chứng từ xuất nhập khẩu là các tài liệu thường được sử dụng trong thương mại quốc tế. Các chứng từ yêu cầu cụ thể có thể khác nhau tùy theo điểm đến và loại hàng hóa.

Ví dụ như Giấy phép xuất nhập khẩu, Giấy chứng nhận xuất xứ, tờ khai hải quan, chứng từ thanh toán hải quan cũng như bất kỳ chứng từ nào mà các Bên cần để đáp ứng các yêu cầu thương mại của mình .

Bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu là giấy tờ cần thiết để hoàn thành việc xuất khẩu hay nhập khẩu một lô hàng.

2. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu sẽ có những chứng từ yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ lô hàng nào và một số chứng từ xuất nhập khẩu còn tùy thuộc vào tình huống cụ thể.

a. Chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc.

• Hợp đồng thương mại (Hợp đồng mua bán):

Thỏa thuận giữa người mua và người bán quy định mọi chi tiết của giao dịch, xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt các nghĩa vụ trong hoạt động thương mại. Trong tài liệu này sẽ có các nội dung liên quan đến thông tin người mua, người bán, hàng hóa, điều khoản giao hàng, thanh toán,…

Về cơ bản, Hóa đơn thương mại sẽ có các nội dung chính sau: số và ngày lập hóa đơn; tên, địa chỉ của người bán và người mua; thông tin hàng hóa như mô tả, số lượng, đơn giá, thành tiền; điều kiện giao hàng; điều kiện thanh toán; cảng xếp dỡ, xếp hàng; tên tàu, số hiệu chuyến bay.

Ngoài ra, Hóa đơn thương mại còn được sử dụng để thông quan hàng hóa và đôi khi cho mục đích ngoại hối của nhà nhập khẩu.

• Bảng kê hàng hóa (Packing List):

Là danh sách với thông tin đóng gói chi tiết của hàng hóa được vận chuyển. Packing List cung cấp thông tin cần thiết cho mục đích vận chuyển, chẳng hạn như chi tiết hóa đơn, người mua, người nhận hàng, quốc gia xuất xứ, tàu / ngày bay, cảng / sân bay xếp hàng, cảng / sân bay dỡ hàng, địa điểm giao hàng, nhãn hiệu vận chuyển / số container, trọng lượng / khối lượng hàng hóa và thông tin chi tiết đầy đủ nhất của hàng hóa, bao gồm cả thông tin đóng gói.

• Vận đơn:

Là bằng chứng về hợp đồng giữa người gửi hàng và người vận chuyển. Khách hàng thường cần bản gốc làm bằng chứng về quyền sở hữu để sở hữu hàng hóa.. Trong đó xác nhận bên vận chuyển đã nhận được một lượng hàng hóa để vận chuyển và đảm bảo rằng hàng hóa được giao đến đúng người.

• Tờ khai hải quan:

Là thông tin quan trọng mà cả nhà xuất nhập khẩu nên khai báo trên phần mềm ECUS5. Thông tin chi tiết về thông tin, số lượng, quy cách xuất nhập khẩu hàng hóa; nó cũng bắt buộc phải khai báo hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan đối với mỗi xuất nhập khẩu đủ điều kiện vào một quốc gia.

Tất cả các chứng từ cần thiết cho một lô hàng xuất nhập khẩu.

b. Chứng từ xuất nhập khẩu tùy theo trường hợp cụ thể

Các tài liệu này theo hợp đồng thương mại có thể có hoặc không.

• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice):

Hóa đơn do nhà cung cấp cung cấp trước khi vận chuyển hàng hóa, thông báo cho người mua về loại và số lượng hàng hóa sẽ được gửi, giá trị của chúng và quy cách nhập khẩu (trọng lượng, kích thước và các đặc điểm tương tự). Giấy này không được phát hành để yêu cầu thanh toán nhưng có thể được sử dụng khi xin giấy phép / giấy phép nhập khẩu hoặc thu xếp ngoại tệ hoặc các mục đích tài trợ khác.

• Thư tín dụng:

Do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người nhập khẩu, cam kết thanh toán cho người bán một số tiền nhất định, trong một thời hạn xác định, nếu người xuất khẩu xuất trình. một bộ chứng từ hợp lệ.

• Giấy chứng nhận bảo hiểm:

Điều này xác nhận rằng lô hàng đã được bảo hiểm theo một chính sách mở nhất định và nhằm bảo hiểm cho những mất mát hoặc hư hỏng đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Là văn bản do doanh nghiệp bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm nhằm hợp pháp hoá hợp đồng bảo hiểm và điều chỉnh quan hệ của họ. Đặc biệt, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường nếu xảy ra tổn thất vì rủi ro mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm. Ngoài ra, người được bảo hiểm phải trả cho người bảo hiểm một số tiền nhất định gọi là phí bảo hiểm.

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O):

Là giấy xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại một vùng lãnh thổ hoặc quốc gia. Điều này cũng khá quan trọng vì giúp chủ hàng được giảm thuế hoặc giảm thuế đặc biệt.

• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật:

Thông thường quốc tế có yêu cầu rằng bất kỳ chuyến hàng thực vật hoặc vật liệu trồng trọt nào nhập khẩu vào một quốc gia đều phải kèm theo Giấy chứng nhận KDTV do nước xuất khẩu cấp nêu rõ rằng lô hàng về cơ bản không bị nhiễm bệnh và dịch hại và phù hợp với các quy định KDTV hiện hành của nước nhập khẩu..

Là xác nhận của cơ quan kiểm dịch xác nhận lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu đã được kiểm dịch. Việc kiểm dịch có tác dụng giúp ngăn ngừa vi trùng từ hàng hóa đi qua quốc gia này sang quốc gia khác.

Giấy chứng nhận kiểm soát dịch hại được cấp để xác nhận rằng các sản phẩm liên quan đã được kiểm dịch và xông hơi trước khi vận chuyển bởi các nhà cung cấp dịch vụ xông hơi khử trùng đã được phê duyệt. Chứng từ xuất nhập khẩu này chủ yếu được yêu cầu bởi hải quan Hoa Kỳ, Canada, Úc, New Zealand và Vương quốc Anh đối với vật liệu đóng gói bằng gỗ rắn từ Hồng Kông và Trung Quốc Đại lục. Do nhà xuất khẩu hoặc công ty giám định chuẩn bị.

• Giấy phép Xuất nhập khẩu

Một văn bản do cơ quan chính phủ có liên quan cấp cho phép nhập khẩu và xuất khẩu một số hàng hóa được kiểm soát.

• Hối phiếu (B/E) hoặc Hối phiếu

Một đơn đặt hàng bằng văn bản vô điều kiện, trong đó nhà nhập khẩu gửi đến và yêu cầu nhà xuất khẩu thanh toán theo yêu cầu hoặc vào một ngày trong tương lai một số tiền nhất định theo đơn đặt hàng của một người hoặc người chịu trách nhiệm.

• Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (Material Safety Data Sheet)

Đây là chứng từ chứa thông tin của một số loại hóa chất, có tác dụng chỉ dẫn cho người vận chuyển thực hiện các quy trình an toàn hàng hóa trong quá trình sắp xếp hàng, hoặc xử lý hàng khi gặp sự cố.

MSDS được sử dụng khi hàng hóa vận chuyển có thể gây nguy hiểm cho quá trình vận chuyển như cháy nổ, hóa chất dễ ăn mòn, hàng hóa có mùi…

Một số tài liệu khác:

• Giấy chứng nhận chất lượng
• Giấy chứng nhận vệ sinh
• Giấy chứng nhận phân tích

3. Chức năng của bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Bất kỳ lô hàng hóa nào muốn xuất nhập khẩu, đều bắt buộc phải có chứng từ xuất nhập khẩu, đây là yêu cầu của các bên tham gia hoạt động mua bán quốc tế, và điều kiện bắt buộc từ các cơ quan quản lý nhà nước.

Mỗi chứng từ xuất nhập khẩu khác nhau thì sẽ có chức năng cụ thể khác nhau.

Có thể nói chứng từ xuất nhập khẩu như một loại hộ chiếu dành cho hàng hóa có thể được xác định và thông quan qua cửa khẩu, cảng. Chứng từ xuất nhập khẩu sẽ là cơ sở cho việc thanh toán mua bán hàng hóa, khiếu nại về hàng hóa; giúp xác nhận bạn đã giao – nhận hàng, vận tải hàng và làm thủ tục hải quan.

Quy trình làm thủ tục hải quan thường bao gồm việc chuẩn bị các chứng từ xuất nhập khẩu có thể được nộp bằng điện tử hoặc trực tiếp cùng với lô hàng. Điều này giúp các cơ quan hữu quan tính toán các loại thuế và nghĩa vụ sẽ đánh vào hàng hóa.

4. Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu

Để thực hiện quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu thường bao gồm các bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị trước các chứng từ xuất nhập khẩu phục vụ cho xuất nhập khẩu

Doanh nghiệp cần chuẩn bị trước các chứng từ xuất nhập khẩu phục vụ cho xuất nhập khẩu bằng cách in các mẫu đơn, và điền đầy đủ thông tin trên mấu trước hoặc sau khi in.

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ làm thủ tục hải quan và cài phần mềm khai báo hải quan ECUS5/VNACCS

Bước 3: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Nếu hàng hóa thuộc danh mục phải kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp phải bổ sung hồ sơ và khai báo với cơ quan kiểm tra theo quy định.

Bước 4: Khai báo hải quan và truyền tờ khai hải quan

Doanh nghiệp tiến hành khai và truyền tờ khai hải quan trên phần mềm ECUS5/VNACCS. Sau đó lấy lệnh giao hàng.

Lệnh giao hàng hay D/O là một chứng từ quan trọng để người nhập khẩu có thể lấy hàng ra khỏi cảng và sau đó vận chuyển về kho của mình.

Bước 5: Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan

Sau đó doanh nghiệp thực hiện thông quan tờ khai.

Sau khi xuất trình bộ hồ sơ cho cơ quan hải quan, nếu hợp lệ, Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống và báo thành công.

Hy vọng thông tin về Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Gồm Những Gì? của Sinh viên kinh tế TP.HCM sẽ giúp mọi người có thêm kiến thức để phát triển công việc của mình.

Để nắm rõ hơn các Nghiệp vụ xuất nhập khẩu, bạn có thể tham gia các khóa học xuất nhập khẩu để được chia sẻ các kiến thức từ những người có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề.

Xem thêm:

• Supply Chain Management – SCM Là Gì? Các Phần Mềm SCM Phổ Biến
• Thư Tín Thương Mại Là Gì? Các Loại Thư Tín Thương Mại
  
• Hạn Ngạch Là Gì? So Sánh Thuế Quan Và Hạn Ngạch
• Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu Làm Gì? – Công Việc Của Từng Vị Trí
• Sale Contract Là Gì? Những Kiến Thức Cần Biết Sale Contract