Cách Xin Số Liệu Báo Cáo Thực Tập Khi HR Không Hỗ Trợ

Tác giả sinhvienkt 09/01/2026 26 phút đọc

Xin số liệu báo cáo thực tập là vấn đề nhiều sinh viên gặp phải khi tham gia chương trình thực tập, đặc biệt trong các phòng HR không chủ động cung cấp dữ liệu. Việc nắm vững phương pháp xin dữ liệu hiệu quả, xác định những loại số liệu quan trọng và biết cách xử lý khi HR không hỗ trợ sẽ giúp sinh viên hoàn thiện báo cáo thực tập chính xác.

Hãy cùng Sinh Viên Kinh Tế TP. HCM phân tích chi tiết lý do sinh viên thường gặp khó khăn, hướng dẫn các mẹo thực tế để xin số liệu, đồng thời đưa ra các giải pháp khi dữ liệu không được cung cấp, giúp sinh viên hoàn thành báo cáo thực tập một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

I. Vì sao sinh viên thực tập thường không xin được số liệu báo cáo?

Nhiều sinh viên gặp khó khăn khi xin số liệu báo cáo thực tập HR, dẫn đến báo cáo thiếu dữ liệu quan trọng, không phản ánh đúng thực tế công việc. Một số nguyên nhân phổ biến khiến cho các phòng nhân sự hạn chế cung cấp hoặc chia sẻ số liệu, vì thế sinh viên cần chủ động lập kế hoạch thu thập dữ liệu và tối ưu báo cáo:

- Chính sách bảo mật dữ liệu của công ty

Các phòng HR thường hạn chế chia sẻ dữ liệu liên quan đến:

Thông tin nhân sự: số lượng nhân viên, cơ cấu phòng ban, lương thưởng.
KPI và hiệu suất: bảng đánh giá năng lực, kết quả KPI nhân viên.
Báo cáo nhạy cảm khác: tuyển dụng, đào tạo, dữ liệu nhạy cảm về nhân viên.

Do đó, HR có thể từ chối cung cấp số liệu trực tiếp, đặc biệt khi bạn chưa giải thích rõ mục đích sử dụng.

- HR bận rộn hoặc không chủ động hỗ trợ

Sinh viên thực tập thường gặp phải tình huống: HR quá bận hoặc không nhận ra nhu cầu số liệu của thực tập sinh.
Trong nhiều trường hợp, HR chỉ tập trung vào công việc hành chính và không chủ động chia sẻ dữ liệu.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

- Thiếu kỹ năng yêu cầu số liệu chuyên nghiệp

Nhiều sinh viên chưa biết cách soạn yêu cầu dữ liệu báo cáo một cách lịch sự, rõ ràng và chuyên nghiệp. Việc này dễ khiến HR từ chối hoặc bỏ qua yêu cầu.

- Dữ liệu chưa được chuẩn hóa hoặc khó truy cập

Ở một số công ty, dữ liệu HR không được lưu trữ theo hệ thống, hoặc bảng thống kê chưa chuẩn hóa.

Điều này khiến việc lấy số liệu gặp trở ngại, đặc biệt với các số liệu liên quan đến báo cáo thực tập nhân sự hay số liệu KPI HR.

Số liệu cần trong báo cáo thực tập nhân sự

II. Báo cáo thực tập cần những loại số liệu nào?

Trong một báo cáo thực tập HR, số liệu không chỉ để để đẹp báo cáo mà còn là căn cứ để phân tích, đánh giá và liên hệ thực tế với lý thuyết. Xác định đúng loại số liệu báo cáo thực tập cần dùng sẽ giúp sinh viên tránh lan man, đồng thời tăng tính học thuật và thuyết phục cho bài viết.

Nhóm số liệu	Nội dung số liệu	Bố trí trong báo cáo	Gợi ý cách khai thác
Số liệu tổng quan doanh nghiệp và nhân sự	Tổng số nhân viên, cơ cấu phòng ban, tỷ lệ nhân sự theo bộ phận	Chương giới thiệu doanh nghiệp, tổng quan HR	Trình bày dạng bảng/biểu đồ để minh họa mô hình tổ chức
Số liệu tuyển dụng	Số CV tiếp nhận, số ứng viên phỏng vấn, tỷ lệ đậu, time-to-hire	Phần mô tả và phân tích quy trình tuyển dụng	So sánh số liệu giữa các vị trí để đánh giá hiệu quả tuyển dụng
Số liệu đào tạo và phát triển	Số chương trình đào tạo, số người tham gia, hình thức đào tạo	Phần đào tạo và phát triển nhân sự	Phân tích mức độ phù hợp giữa đào tạo và nhu cầu doanh nghiệp
Số liệu đánh giá hiệu suất (KPI)	Tiêu chí đánh giá, tỷ lệ hoàn thành KPI (dạng tổng hợp)	Phần đánh giá công việc, quản trị hiệu suất	Chỉ dùng số liệu ẩn danh, tập trung vào quy trình
Số liệu biến động nhân sự	Số nhân viên nghỉ việc, tuyển mới trong kỳ	Phần phân tích nhân sự	Đánh giá nguyên nhân và ảnh hưởng đến hoạt động HR
Số liệu gián tiếp/thay thế	Dữ liệu từ phỏng vấn HR, quan sát thực tế, tài liệu nội bộ	Khi không được cung cấp số liệu chính thức	Ghi rõ nguồn, dùng để phân tích định tính

Kết luận: Không cần quá nhiều số liệu, điều quan trọng là chọn đúng loại số liệu phù hợp với nội dung báo cáo thực tập HR, trình bày rõ nguồn, và tập trung vào phân tích - đánh giá thay vì chỉ liệt kê.

>>>> Xem thêm:

III. Cách xin số liệu báo cáo thực tập khéo léo khi HR không hỗ trợ

Khi rơi vào tình huống HR không hỗ trợ cung cấp số liệu, nhiều sinh viên dễ rơi vào thế bị động, thậm chí nghĩ rằng không thể hoàn thành báo cáo thực tập HR đúng yêu cầu. Nếu biết điều chỉnh cách tiếp cận, bạn hoàn toàn có thể thu thập được dữ liệu phù hợp mà vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp và tuân thủ bảo mật.

a. Xin số liệu học thuật không mang tính nhạy cảm

Một sai lầm phổ biến là sinh viên xin thẳng các số liệu mang tính nội bộ như lương, thưởng, KPI cá nhân. Thay vào đó sinh viên nên:

Nhấn mạnh mục đích làm báo cáo thực tập, phục vụ học tập
Xin số liệu ở dạng tổng hợp, ẩn danh, không cá nhân hóa
Làm rõ số liệu chỉ dùng để phân tích quy trình, không đánh giá doanh nghiệp

Cách tiếp cận này giúp HR cảm thấy an tâm hơn khi chia sẻ số liệu thực tập HR.

b. Chỉ xin đúng loại số liệu cần cho từng phần báo cáo

Thay vì hỏi chung chung để xin số liệu HR, sinh viên nên chia nhỏ nhu cầu theo từng nội dung báo cáo, ví dụ như:

Số liệu tuyển dụng → phục vụ phân tích quy trình tuyển dụng
Cơ cấu nhân sự → dùng cho phần giới thiệu phòng HR
Số liệu đào tạo → minh họa hoạt động phát triển nhân sự

Việc xin số liệu có trọng tâm không chỉ giúp HR dễ hỗ trợ hơn, mà còn thể hiện bạn là người hiểu cấu trúc báo cáo thực tập nhân sự, tăng khả năng được phản hồi tích cực.

c. Lựa chọn thời điểm xin số liệu phù hợp

Thời điểm xin số liệu ảnh hưởng rất lớn đến kết quả. Sinh viên nên:

Tránh xin dữ liệu vào giờ cao điểm tuyển dụng, quyết toán, chốt lương
Chủ động hỏi trước khi kết thúc kỳ thực tập
Ưu tiên trao đổi khi HR rảnh hoặc sau khi đã hoàn thành tốt công việc được giao

Một thời điểm phù hợp sẽ giúp yêu cầu xin số liệu báo cáo thực tập HR không bị xem là làm phiền.

d. Ưu tiên hình thức trao đổi chuyên nghiệp

Cách trình bày yêu cầu cũng quyết định HR có sẵn sàng hỗ trợ hay không. Ứng viên nên:

Trình bày rõ ràng, ngắn gọn, đúng trọng tâm
Thể hiện thái độ cầu thị, học hỏi
Có thể xin trước qua email hoặc tin nhắn nội bộ để HR chuẩn bị

Sự chuyên nghiệp trong giao tiếp giúp bạn ghi điểm và tăng cơ hội tiếp cận dữ liệu báo cáo thực tập cần thiết.

e. Linh hoạt xin số liệu gián tiếp từ công việc thực tế

Trong nhiều trường hợp, HR không cung cấp số liệu trực tiếp nhưng lại cho phép bạn tham gia vào các đầu việc thực tế. Đây chính là nguồn dữ liệu gián tiếp rất giá trị, như:

Thống kê số CV xử lý trong quá trình tuyển dụng
Quan sát quy trình tiếp nhận nhân sự mới
Ghi nhận số buổi đào tạo, hình thức đào tạo nội bộ

Những dữ liệu này hoàn toàn có thể sử dụng để làm báo cáo thực tập HR nếu được trình bày đúng cách.

IV. Không được cung cấp số liệu thì làm báo cáo thực tập thế nào?

Trong thực tế, không ít sinh viên rơi vào tình huống HR không cung cấp số liệu nội bộ, dù đã chủ động xin và trình bày rõ mục đích học tập. Thay vì phụ thuộc số liệu thì dinh viên có thể chuyển sang tối ưu nội dung phân tích dựa trên quan sát, mô tả và số liệu thay thế hợp lệ.

- Chuyển trọng tâm từ số liệu sang quy trình thực tế

Giảng viên không chỉ chấm báo cáo dựa trên số liệu, mà đánh giá cao khả năng:

Hiểu đúng quy trình nhân sự
Mô tả nghiệp vụ HR thực tế
Phân tích được vai trò của từng bước trong công tác nhân sự

Vì vậy, khi thiếu số liệu, sinh viên hoàn toàn có thể:

Mô tả chi tiết quy trình tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ
Phân tích điểm mạnh, hạn chế trong cách vận hành HR
Liên hệ giữa lý thuyết đã học và công việc thực tế tại doanh nghiệp

Đây là hướng làm báo cáo thực tập HR không cần số liệu nhưng vẫn đảm bảo chiều sâu học thuật.

- Sử dụng số liệu giả định có cơ sở

Một giải pháp an toàn và được nhiều giảng viên chấp nhận là xây dựng số liệu giả định, miễn là:

Có chú thích rõ “số liệu mang tính minh họa”
Dựa trên quan sát thực tế hoặc nguồn tham khảo uy tín
Không gán trực tiếp cho doanh nghiệp thực tập

Ví dụ:

Giả định số lượng CV/đợt tuyển dựa trên khối lượng công việc sinh viên tham gia
Ước lượng số buổi đào tạo nội bộ trong năm dựa trên lịch đào tạo quan sát được

Cách làm này giúp báo cáo vẫn có tính trực quan, logic, đồng thời tránh vi phạm bảo mật.

- Khai thác số liệu công khai và tài liệu nội bộ được phép tiếp cận

Nếu không có số liệu nội bộ, bạn có thể tận dụng:

Website doanh nghiệp
Fanpage tuyển dụng
Báo cáo thường niên, tin tuyển dụng
Nội quy, quy trình, biểu mẫu HR không mật

Những dữ liệu này hoàn toàn có thể dùng để:

Minh họa cơ cấu nhân sự
Phân tích chiến lược tuyển dụng
Đánh giá hình ảnh thương hiệu tuyển dụng (Employer Branding)

- Chủ động trao đổi trước với giảng viên hướng dẫn

Trao đổi sớm với giảng viên về việc HR không cung cấp số liệu
Hỏi rõ phạm vi số liệu được phép sử dụng
Xin xác nhận về việc dùng số liệu giả định hoặc phân tích định tính

Việc này giúp sinh viên tránh rủi ro bị trừ điểm và định hướng đúng cách làm báo cáo thực tập HR khi thiếu dữ liệu.

V. FAQ - Câu hỏi thường gặp

1. HR không cung cấp số liệu thì báo cáo thực tập có bị trừ điểm không?

Không. Giảng viên đánh giá cao cách bạn xử lý tình huống khi HR không hỗ trợ số liệu hơn là bản thân dữ liệu. Nếu báo cáo được triển khai logic, có phân tích nghiệp vụ HR rõ ràng và ghi chú minh bạch về nguồn số liệu, bạn vẫn có thể đạt điểm tốt.

2. Có được dùng số liệu giả định trong báo cáo thực tập HR không?

Có thể, miễn là số liệu giả định có cơ sở, được sử dụng với mục đích minh họa và ghi chú rõ ràng trong báo cáo. Tuyệt đối không trình bày số liệu giả định như dữ liệu chính thức của doanh nghiệp thực tập.

3. Báo cáo thực tập HR không có số liệu có được chấp nhận không?

Được chấp nhận. Nhiều báo cáo thực tập nhân sự vẫn đạt điểm cao nhờ tập trung vào phân tích quy trình, nghiệp vụ HR và trải nghiệm thực tế, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào số liệu nội bộ.

4. Những loại số liệu nào không nên đưa vào báo cáo thực tập HR?

Sinh viên không nên đưa các thông tin nhạy cảm như lương, thưởng cụ thể, KPI cá nhân hoặc dữ liệu nội bộ chưa được phép công khai. Việc tránh các số liệu này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng bảo mật doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: