Đi Thực Tập Kế Toán Cần Chuẩn Bị Những Gì

Kỳ thực tập đóng vai trò quan trọng trong quá trình học tập của sinh viên ngành kế toán – tài chính, là giai đoạn giúp sinh viên kết nối kiến thức lý thuyết với môi trường làm việc thực tế tại doanh nghiệp.

Thông qua thực tập, sinh viên có cơ hội tiếp cận quy trình kế toán, làm quen với chứng từ, sổ sách và cách vận hành của bộ phận kế toán trong thực tế.

Tuy nhiên, không ít sinh viên khi đi thực tập lại rơi vào tình trạng chỉ làm các công việc lặt vặt, chủ yếu hỗ trợ hành chính, sắp xếp giấy tờ nhưng không hiểu rõ bản chất nghiệp vụ kế toán. Sau kỳ thực tập, nhiều bạn vẫn mơ hồ về công việc kế toán và thiếu tự tin khi xin việc.

Vậy muốn kỳ thực tập thực sự mang lại giá trị và học được việc, sinh viên ngành kế toán – tài chính cần chuẩn bị những gì trước khi bước vào doanh nghiệp? Nội dung dưới đây của sinhvienkinhtetphcm sẽ giúp bạn làm rõ từng vấn đề quan trọng.

Thực tập kế toán sinh viên thường làm những công việc gì?

Trong quá trình thực tập, sinh viên kế toán thường được giao các công việc hỗ trợ cho bộ phận kế toán nhằm làm quen với quy trình nghiệp vụ thực tế. Các công việc phổ biến bao gồm:

Sắp xếp và kiểm tra chứng từ kế toán: phân loại chứng từ thu – chi, mua hàng, bán hàng theo thời gian hoặc theo từng nghiệp vụ phát sinh.

• Nhập liệu hóa đơn, chứng từ vào phần mềm kế toán: cập nhật số liệu từ chứng từ gốc vào phần mềm như MISA, FAST hoặc bảng Excel theo hướng dẫn của kế toán phụ trách.

• Hỗ trợ kế toán thu – chi, mua bán: theo dõi phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn đầu vào – đầu ra và các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày.

• In sổ và lưu trữ hồ sơ kế toán: in sổ chi tiết, sổ tổng hợp, đóng file chứng từ theo đúng quy định lưu trữ của doanh nghiệp.

Tùy theo quy mô doanh nghiệp, nội dung công việc của sinh viên thực tập cũng có sự khác biệt:

• Doanh nghiệp nhỏ: sinh viên có cơ hội tiếp cận nhiều mảng kế toán khác nhau, từ thu – chi, mua bán đến tổng hợp chứng từ.

• Doanh nghiệp vừa: công việc thường được phân theo từng phần hành, sinh viên hỗ trợ một hoặc hai mảng cụ thể.

• Doanh nghiệp lớn: sinh viên chủ yếu làm quen với quy trình, hỗ trợ nhập liệu và lưu trữ chứng từ theo quy chuẩn nội bộ.

Lưu ý quan trọng: để tránh tình trạng “làm việc mà không hiểu việc”, sinh viên cần chủ động quan sát, ghi chép và đặt câu hỏi về bản chất nghiệp vụ kế toán đằng sau mỗi chứng từ, thay vì chỉ thực hiện thao tác theo hướng dẫn. Việc hiểu được vì sao phải làm như vậy sẽ giúp kỳ thực tập mang lại giá trị thực sự.

Kiến thức kế toán sinh viên cần nắm trước khi đi thực tập

Trước khi bước vào môi trường doanh nghiệp, sinh viên ngành kế toán – tài chính không cần quá giỏi nghiệp vụ chuyên sâu, nhưng bắt buộc phải nắm vững kiến thức nền tảng để có thể hiểu và theo kịp công việc thực tế.

Trước hết, sinh viên cần hiểu rõ nguyên lý kế toán, bao gồm vai trò của kế toán trong doanh nghiệp, đối tượng kế toán và nguyên tắc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đây là nền tảng giúp sinh viên không bị “mất phương hướng” khi tiếp cận chứng từ và sổ sách thực tế.

Bài viết tham khảo: Cách Xin Số Liệu Báo Cáo Thực Tập Khi HR Không Hỗ Trợ

Bên cạnh đó, việc nắm được hệ thống tài khoản kế toán cơ bản là yêu cầu tối thiểu. Sinh viên cần biết các nhóm tài khoản chính, công dụng của từng loại và mối liên hệ giữa chúng trong quá trình ghi nhận nghiệp vụ.

Một nội dung quan trọng khác là nguyên tắc ghi Nợ – Có và kết cấu tài khoản. Việc hiểu bản chất của Nợ – Có giúp sinh viên tránh học thuộc máy móc, đồng thời dễ dàng phân tích và kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kế toán phát sinh.

Ngoài kiến thức rời rạc, sinh viên cần hiểu được mối quan hệ tổng thể trong công tác kế toán, cụ thể là dòng chảy: chứng từ → sổ kế toán → báo cáo tài chính. Khi hiểu được mối liên kết này, sinh viên sẽ nhận ra mỗi công việc nhỏ trong quá trình thực tập đều có ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu và báo cáo cuối kỳ.

Trong thực tế, nhiều sinh viên đi thực tập gặp phải một số lỗ hổng kiến thức phổ biến như:

• Nhầm lẫn giữa tài khoản chi phí và tài khoản nguồn vốn

• Ghi nhớ Nợ – Có theo công thức nhưng không hiểu bản chất

• Không hình dung được chứng từ đang làm ảnh hưởng đến chỉ tiêu nào trên báo cáo tài chính

Việc nhận diện và bổ sung sớm những lỗ hổng này sẽ giúp sinh viên tận dụng tốt hơn kỳ thực tập và tạo nền tảng vững chắc cho công việc sau khi ra trường.

Hiểu cơ bản về chứng từ và hóa đơn kế toán

Trong công tác kế toán, chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý ban đầu để ghi nhận mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp. Mỗi khoản thu, chi, mua bán hay chi phí lương đều phải được phản ánh thông qua chứng từ hợp lệ trước khi đưa vào sổ sách kế toán.

Khi đi thực tập, sinh viên thường xuyên tiếp xúc với một số nhóm chứng từ kế toán phổ biến như:

• Chứng từ thu – chi tiền: phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, giấy báo nợ.

• Chứng từ mua hàng – bán hàng: hợp đồng, hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.

• Chứng từ tiền lương và bảo hiểm xã hội: bảng chấm công, bảng lương, hồ sơ liên quan đến các khoản trích theo lương.

Trong hệ thống chứng từ kế toán, hóa đơn giữ vai trò đặc biệt quan trọng. Ở góc độ kế toán, hóa đơn là căn cứ để ghi nhận doanh thu, chi phí và công nợ, phản ánh mối quan hệ mua bán giữa doanh nghiệp với đối tác. Việc sử dụng hóa đơn đúng quy định giúp số liệu kế toán được ghi nhận đầy đủ, chính xác và có giá trị đối chiếu.

Sinh viên cũng cần phân biệt rõ chứng từ hợp pháp, hợp lệ và hợp lý. Chứng từ hợp pháp là chứng từ được lập đúng thẩm quyền, đúng hình thức theo quy định; chứng từ hợp lệ là chứng từ có đầy đủ thông tin cần thiết; còn chứng từ hợp lý là chứng từ phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc hiểu chứng từ ngay từ đầu giúp sinh viên không chỉ biết cách sắp xếp hay nhập liệu, mà còn hiểu được vì sao chứng từ đó được sử dụng, liên quan đến tài khoản nào và ảnh hưởng đến số liệu kế toán ra sao. Đây là nền tảng quan trọng để sinh viên học được nghiệp vụ thực sự trong suốt kỳ thực tập.

Kỹ năng Excel và phần mềm kế toán cần chuẩn bị

Bên cạnh kiến thức chuyên môn, Excel và phần mềm kế toán là công cụ làm việc hằng ngày của kế toán. Sinh viên chuẩn bị tốt kỹ năng này sẽ dễ tiếp cận công việc và được giao nhiệm vụ nhiều hơn trong kỳ thực tập.

Ở mức sinh viên, Excel kế toán không yêu cầu quá nâng cao, nhưng cần sử dụng thành thạo các kỹ năng cơ bản như:

• Các hàm thường dùng trong kế toán: SUM, IF, COUNT, SUMIF, VLOOKUP hoặc XLOOKUP.

• Lọc và sắp xếp dữ liệu để kiểm tra hóa đơn, chứng từ theo thời gian, đối tượng hoặc mã hàng.

• Lập bảng theo dõi đơn giản: bảng theo dõi công nợ, thu – chi, nhập – xuất tồn, danh sách hóa đơn.

Ngoài Excel, sinh viên cũng nên làm quen với phần mềm kế toán mà doanh nghiệp thường sử dụng như MISA, FAST hoặc Excel kế toán nội bộ. Việc hiểu giao diện, quy trình nhập liệu và cách kiểm tra số liệu giúp sinh viên không bị bỡ ngỡ khi được giao việc.

Thực tế cho thấy, sinh viên biết Excel thường có nhiều lợi thế hơn khi đi thực tập:

• Dễ được giao các công việc nhập liệu, tổng hợp số liệu.

• Hiểu nhanh mối liên hệ giữa chứng từ và sổ sách.

• Tăng cơ hội được hướng dẫn sâu hơn về nghiệp vụ kế toán.

Chuẩn bị tốt kỹ năng Excel và phần mềm kế toán sẽ giúp sinh viên không chỉ làm được việc, mà còn hiểu được bản chất công việc kế toán trong môi trường doanh nghiệp.

Tìm hiểu doanh nghiệp trước khi đi thực tập

Trước khi bắt đầu kỳ thực tập, sinh viên ngành kế toán – tài chính nên dành thời gian tìm hiểu sơ bộ về doanh nghiệp nơi mình sẽ làm việc. Việc này giúp sinh viên chủ động hơn trong quá trình thực tập và nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc thực tế.

Những thông tin quan trọng cần tìm hiểu bao gồm:

• Loại hình doanh nghiệp: doanh nghiệp sản xuất, thương mại hay dịch vụ. Mỗi loại hình có đặc thù kế toán và hệ thống chứng từ khác nhau.

• Lĩnh vực hoạt động: kinh doanh hàng hóa, xây dựng, vận tải, dịch vụ tư vấn hay thương mại điện tử. Lĩnh vực hoạt động quyết định loại nghiệp vụ kế toán phát sinh thường xuyên.

• Quy mô bộ phận kế toán: số lượng kế toán viên, mức độ phân công công việc, sử dụng phần mềm kế toán hay Excel nội bộ.

Sinh viên cũng cần phân biệt giữa thực tập kế toán nội bộ và thực tập tại đơn vị kế toán dịch vụ. Với kế toán nội bộ, sinh viên thường làm việc sâu trong một doanh nghiệp, theo dõi nghiệp vụ phát sinh liên tục. Trong khi đó, kế toán dịch vụ giúp sinh viên tiếp cận nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau nhưng công việc thường mang tính tổng hợp và xử lý theo hồ sơ.

Việc tìm hiểu doanh nghiệp trước khi đi thực tập giúp sinh viên:

• Hình dung được công việc mình sẽ làm

• Chuẩn bị kiến thức phù hợp với loại hình kế toán

• Hỏi đúng vấn đề và tiếp thu nhanh hơn khi được hướng dẫn

Nhờ đó, sinh viên có thể tận dụng tối đa thời gian thực tập và tránh tình trạng làm việc theo thói quen mà không hiểu bản chất nghiệp vụ.

Thái độ và tư duy đúng khi đi thực tập kế toán

Bên cạnh kiến thức và kỹ năng, thái độ và tư duy nghề nghiệp là yếu tố quyết định việc sinh viên có học được gì trong kỳ thực tập kế toán hay không. Thực tế cho thấy, những sinh viên chủ động và có tư duy đúng thường tiếp thu nhanh hơn và được giao nhiều việc hơn.

Trước hết, sinh viên cần chủ động quan sát, ghi chép và hỏi đúng vấn đề. Việc quan sát cách kế toán xử lý chứng từ, ghi sổ và kiểm tra số liệu giúp sinh viên hiểu được quy trình thực tế. Ghi chép cẩn thận và đặt câu hỏi đúng trọng tâm sẽ giúp tránh tình trạng làm theo hướng dẫn nhưng không hiểu bản chất công việc.

Bài viết tham khảo: Sinh Viên Nhân Sự Cần Học Chứng Chỉ Gì Để Dễ Xin Việc?

Sinh viên cũng không nên xem nhẹ những công việc đơn giản như sắp xếp chứng từ, nhập liệu hay in sổ. Đây là những bước nền tảng giúp hiểu dòng chảy nghiệp vụ kế toán và là cơ sở để tiếp cận các công việc phức tạp hơn sau này.

Về tư duy, sinh viên cần xác định rõ không chỉ làm, mà phải hiểu. Mỗi chứng từ được xử lý đều gắn với một nghiệp vụ kế toán cụ thể, liên quan đến tài khoản nào và ảnh hưởng đến chỉ tiêu nào trên báo cáo tài chính. Việc gắn công việc thực tế với kiến thức đã học giúp sinh viên hệ thống hóa kiến thức và ghi nhớ lâu hơn.

Trong quá trình thực tập, nhiều sinh viên thường mắc phải một số sai lầm phổ biến như:

• Chỉ làm theo hướng dẫn mà không tìm hiểu lý do

• Ngại hỏi, sợ làm phiền người hướng dẫn

• Thụ động, chờ giao việc

• Không ghi chép lại nghiệp vụ đã làm

Nhận diện và điều chỉnh sớm những sai lầm này sẽ giúp sinh viên tận dụng tốt hơn kỳ thực tập và xây dựng nền tảng vững chắc cho nghề kế toán sau khi ra trường.

Hồ sơ và công cụ sinh viên cần chuẩn bị

Bên cạnh kiến thức chuyên môn, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và công cụ cá nhân giúp sinh viên thể hiện sự chuyên nghiệp và sẵn sàng khi bước vào môi trường doanh nghiệp.

Trước hết, sinh viên cần chuẩn bị CV thực tập kế toán ngắn gọn, rõ ràng, thể hiện đúng chuyên ngành đang theo học, kiến thức đã học và kỹ năng cơ bản liên quan đến kế toán, Excel. CV không cần quá dài nhưng cần trình bày mạch lạc và dễ theo dõi.

Giấy giới thiệu thực tập từ nhà trường là giấy tờ bắt buộc đối với nhiều doanh nghiệp, giúp xác nhận mục đích thực tập và thời gian thực tập của sinh viên. Sinh viên nên chuẩn bị sớm để tránh bị động khi làm thủ tục tiếp nhận thực tập.

Ngoài ra, sổ tay ghi chép nghiệp vụ là công cụ rất quan trọng trong suốt quá trình thực tập. Việc ghi lại quy trình xử lý chứng từ, cách nhập liệu hay những lưu ý của kế toán hướng dẫn giúp sinh viên hệ thống lại kiến thức và tránh lặp lại sai sót.

Về công cụ làm việc, sinh viên nên chuẩn bị laptop cá nhân, email chuyên nghiệp và trang bị kỹ năng giao tiếp cơ bản trong môi trường công sở. Những yếu tố này tuy đơn giản nhưng góp phần tạo ấn tượng tốt và hỗ trợ hiệu quả cho công việc hàng ngày.

Sinh viên nên học gì trước để thực tập kế toán hiệu quả hơn?

Trong thực tế, nhiều sinh viên chỉ bắt đầu học nghiệp vụ kế toán khi đã đi thực tập, dẫn đến việc tiếp thu chậm và khó hiểu bản chất công việc. Vì vậy, sinh viên nên cân nhắc học kế toán thực hành trước khi đi thực tập, đặc biệt trong các trường hợp:

• Chưa từng tiếp xúc với chứng từ, sổ sách kế toán thực tế

• Cảm thấy kiến thức lý thuyết còn rời rạc

• Muốn tận dụng tối đa thời gian thực tập để học nghiệp vụ

Việc học trước các nội dung như kế toán tổng hợp thực hành và kế toán thuế căn bản giúp sinh viên hiểu được quy trình kế toán trong doanh nghiệp, cách xử lý chứng từ, ghi sổ và mối liên hệ giữa các nghiệp vụ kế toán.

So sánh thực tế cho thấy:

• Sinh viên đi thực tập khi chưa chuẩn bị thường chỉ làm theo hướng dẫn, khó hiểu nghiệp vụ và ít được giao việc quan trọng.

• Sinh viên có nền tảng thực hành trước dễ tiếp cận công việc, hiểu nhanh bản chất nghiệp vụ và chủ động hơn trong quá trình học hỏi.

Việc trang bị kiến thức thực hành trước khi đi thực tập không chỉ giúp sinh viên học hiệu quả hơn, mà còn tạo lợi thế rõ rệt khi xin việc sau khi ra trường.

Kỳ thực tập là cơ hội quan trọng để sinh viên ngành kế toán – tài chính tiếp cận công việc thực tế và định hướng nghề nghiệp sau khi ra trường. Việc chuẩn bị tốt kiến thức nền tảng, kỹ năng Excel, hiểu chứng từ và giữ thái độ học hỏi chủ động sẽ giúp sinh viên học được việc thay vì chỉ làm việc. Chuẩn bị càng kỹ trước khi đi thực tập, giá trị nhận được trong suốt kỳ thực tập càng cao.