Thư Tín Thương Mại Là Gì? Các Loại Thư Tín Thương Mại

Thư tín thương mại là gì? Các loại thư tín thương mại được sử dụng phổ biến hiện nay là những loại nào?. Ở thời kỳ Internet bùng nổ như hiện nay, trong kinh doanh, các giao dịch thường được thực hiện thông qua việc trao đổi thư tín.

Sử dụng phương thức thư tín thương mại mang lại một số lợi thế vượt trội cho doanh nghiệp. Biết cách viết một bức thư lịch sự và ấn tượng sẽ giúp bạn đạt được kết quả như mong muốn và tránh được những sai sót không đáng có ảnh hưởng đến công việc.

Cùng Sinh Viên Kinh Tế TPHCM tìm hiểu Thư tín thương mại là gì và những kiến thức liên quan đến thư tín thương mại trong bài viết dưới đây nhé

I. Tổng Quan Về Thư Tín Thương Mại

1. Thư tín thương mại là gì?

Thư tín thương mại là hình thức trao đổi thông tin giữa các doanh nghiệp. Thông qua thư tín thương mại, các doanh nghiệp bày tỏ nguyện vọng, mong muốn của mình hoặc trao đổi về những vấn đề cụ thể mà hai bên cùng quan tâm. Sử dụng thư thương mại là một trong những cách đơn giản và dễ dàng nhất để thương lượng.

»»» Học Kế Toán Ở Đâu Tốt TPHCM

Ví dụ về thư tín thương mại:

Thư tín thương mại xoay quanh các vấn đề liên quan đến kinh doanh như hỏi giá, lấy thông tin sản phẩm, chính sách bảo hiểm, thông tin đặt hàng,…

2. Đặc điểm của thư tín thương mại

- Có độ dài phù hợp, đủ để người nhận nắm bắt được tất cả thông tin

- Nội dung rõ ràng, liền mạch

- Ngôn ngữ và phong cách viết đơn giản, lịch sự , rõ ràng

3. Vai trò của thư tín thương mại

- Hiện nay, thư tín thương mại vẫn được các doanh nghiệp sử dụng thường xuyên trong quá trình kinh doanh với khách hàng và các đối tác.

- Thư tín thương mại truyền đạt được những nội dung, yêu cầu và thỏa thuận chính thức trong các vấn đề kinh doanh cụ thể.

- Một bức thư có nội dung, bố cục rõ ràng, logic, dễ hiểu sẽ giúp doanh nghiệp tạo thiện cảm đối với khách hàng, đối tác và giúp giải quyết chính xác nhu cầu của công ty.

4. Cấu trúc thư tín thương mại

Một bức thư tín thương mại có cấu trúc như sau:

1. Địa chỉ người gửi

2. Thời gian gửi thư (ngày/tháng/năm)

3. Địa chỉ người nhận

4. Nội dung

5. Kết thư

6. Ký tên

5. Các loại thư tín thương mại

Xét về các bước giao dịch, thư thương mại có thể chia thành một số loại sau:

- Thư hỏi hàng (Enquiry letter): đề nghị người bán báo giá và các điều kiện để mua hàng hóa của bên bán

- Thư trả lời yêu cầu hỏi hàng (Reply to enquiry): gửi giá bán, thông tin hoặc giới thiệu chi tiết về sản phẩm mà người hỏi quan tâm

- Thư báo giá (Quotation letter): Doanh nghiệp gửi bảng báo giá sản phẩm, dịch vụ cho người hỏi

- Thư chào hàng (Offer letter): Doanh nghiệp gửi thông tin về sản phẩm đến khách hàng tiềm năng với mong muốn họ lựa chọn mua sản phẩm của mình

- Thư đặt hàng (Order letter): Thông tin về chủng loại, số lượng, giá cả hàng hóa giữa hai bên có nhu cầu mua bán

- Thư khiếu nại (Complaint letter): Được gửi với mục đích khiếu nại, yêu cầu xem xét, giải quyết lại một vấn đề nào đó

- Thư nhắc trả nợ (Reminder letter): Nhắc nhở người nhận đến hạn thanh toán một khoản chi phí đã được thỏa thuận

Ngoài ra, tùy thuộc vào mục đích trao đổi thông tin giữa các bên mà còn nhiều loại thư khác nhau.

II. Cách Viết Thư Tín Thương Mại

1. Những nội dung cần có trong thư tín thương mại

• Thông tin người gửi/doanh nghiệp gửi thư
• Mục đích gửi thư
• Nội dung thư
• Mong muốn/yêu cầu nhận được phản hồi
• Kết thư

2. Quy tắc viết thư tín thương mại

Một số quy tắc khi viết thư tín thương mại các bạn có thể tham khảo như sau:

- Địa chỉ nhận thư trả lời (tên, địa chỉ cụ thể của doanh nghiệp): chính xác để khách hàng có thể dễ dàng gửi lại

- Tiêu đề bức thư: phần này giúp người nhận biết đây là loại thư gì, ví dụ như thư chào hàng, thư mời hợp tác hay thư hỏi hàng,…

- Không bỏ trống ngày tháng viết thư

- Luôn có “Lời chào” để thể hiện sự tôn trọng khách hàng, đối tác

- Trong trường hợp có nhiều vấn đề cần trao đổi, cần tách đoạn mỗi nội dung cho mạch lạc, rõ ràng

Có thể bạn quan tâm: Học xuất nhập khẩu ở đâu tốt nhất TPHCM và Hà Nội

3. Những lưu ý khi viết thư tín thương mại

1. Bố cục ngắn gọn, rõ ràng, có trọng tâm

2. Thực hiện theo nguyên tắc ABC, trong đó:

• • A (Accuracy) - Tính chuẩn xác
  • B (Brief) - Tính ngắn gọn
  • C (Clear) - Tính rõ ràng

3. Đúng ngữ pháp (đặc biệt trong thư tín thương mại bằng tiếng Anh)

4. Không sử dụng các từ ngữ viết tắt

5. Nên lưu lại một bản sao ( phòng cho trường hợp cần sử dụng cho công việc trong tương lai)

III. Mẫu Thư Tín Thương Mại

1. Mẫu thư tín thương mại tiếng Việt

2. Các mẫu thư tín thương mại bằng tiếng Anh

IV. Một Số Câu Hỏi Về Thư Tín Thương Mại

- Please let us know if you need our help. - Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn cần sự hỗ trợ từ chúng tôi.

- If we can support in any way, please don’t hesitate to contact us. - Nếu chúng tôi có thể hỗ trợ bằng bất kỳ cách nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.

- Do you require any additional information? - Bạn có yêu cầu thêm thông tin nào không?

- Can you send me information about the price of this product? - Bạn có thể gửi cho tôi thông tin về giá sản phẩm này không?

- If you have any questions, please reply in the mail. - Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, quý khách vui lòng phản hồi lại trong thư.

- Can you give me more information about the service that the company provides? - Bạn có thể cung cấp cho tôi thêm về thông tin dịch vụ mà công ty cung cấp được không?

Hiện nay, trong hoạt động thương mại quốc tế và các giao dịch mua bán hàng, phần lớn đều sử dụng thư tín thương mại. Tuy việc viết thư tín thương mại bằng tiếng Anh không quá phức tạp nhưng cần nắm được các thông tin cơ bản, lưu ý về các quy tắc để tạo chuyên nghiệp và truyền tải thông tin hiệu quả nhất.

Ở các doanh nghiệp, việc sử dụng thư tín thương mại để đàm phán với khách hàng, đối tác trong và ngoài công ty cũng rất phổ biến. Vì vậy, người gửi thư phải có kiến thức, chuẩn bị kỹ càng và thực hành sao cho chỉnh chu để bức thư có được một bức thư hoàn chỉnh, chính xác.

Hy vọng những kiến thức về thư tín thương mại Sinh Viên Kinh Tế TPHCM chia sẻ trong bài viết sẽ hữu ích với bạn đọc!

Xem thêm:

• Sale Contract Là Gì? Những Kiến Thức Cần Biết Sale Contract
• Cách Viết Email Xin Việc Ấn Tượng
• Quản Trị Kinh Doanh Là Gì? Học Trường Nào Ở TPHCM?