Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Cần Làm Gì?

Tác giả sinhvienkinhte 10/04/2024 24 phút đọc

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là một công việc khá phổ biến trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics hiện nay và nó cũng chiếm một vị trí vô cùng quan trọng trong các công ty.

Vậy cụ thể thì nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Và cần làm gì ở vị trí này? Bài viết dưới đây mình sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc liên quan đến công việc này.

>>>> Bài viết xem nhiều: khóa học xuất nhập khẩu online ở đâu tốt

1. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu hay còn được gọi với tên tiếng anh là Document staff. Đây là một công việc khá phổ biến trong ngành logistics hiện nay . Vị trí này thường xuyên phải xử lý các chứng từ, giấy tờ liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hóa, sản phẩm của công ty.

Vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thường bao gồm các lĩnh vực sau:

  • Chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển.
  • Chứng khai báo và thủ tục hải quan.
  • Chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu hàng không.
  • Chứng từ thanh toán quốc tế.
  • Chứng từ cước vận chuyển Logistics.

#Chức năng của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu trong doanh nghiệp

Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu là những người đảm nhận việc xử lý mọi chứng từ, chứng từ liên quan trong hoạt động XNK của một công ty,tổ chức chuyên về xuất nhập khẩu và logistics.

Ví dụ: Thông báo hàng đến, danh sách đóng gói, hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, v.v.

2. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần làm những công việc gì?

Quy mô công việc cụ thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực bạn làm việc và công ty bạn làm việc. Tuy nhiên, dưới đây là các nhiệm vụ cơ bản của một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu mà bạn cũng có thể tham khảo thêm như sau:

  • Soạn thảo hồ sơ, chứng từ liên quan đến hàng hóa.Như: mẫu giám định, lập C/O.
  • Tạo các chứng từ hỗ trợ cho khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, và công ty vận chuyển khi cần thiết.
  • Phối hợp với nhà cung cấp, hãng vận chuyển và khách hàng để thống nhất lịch trình vận chuyển và theo dõi tiến độ công việc.
  • Tạo các hợp đồng như , hợp đồng thuê container, hợp đồng kho bãi, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, PO và D/O.
  • Thực hiện làm House Bill, Texlex Release theo yêu cầu.
  • Quản lý chi phí như phí vận chuyển container, phí vệ sinh, phí DEM/DET Thực hiện thanh toán quốc tế và chuẩn bị các chứng từ liên quan đến thanh toán quốc tế.
  • Quản lý; phân loại; lưu trữ chứng từ, hồ sơ.
  • Theo dõi quá trình giao nhận vận chuyển hàng hóa và giải quyết mọi vấn đề liên quan đến chứng từ giao nhận và vận chuyển hàng, các thủ tục hải quan hoặc các vấn đề khác.
  • Liên hệ trực tiếp với các nhà dại lý và đối tác ở nước ngoài.

»»» Lộ Trình Học Xuất Nhập Khẩu Cho Người Mới Bắt Đầu

3. Để làm vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần yêu cầu gì?

#Yêu cầu kiến thức (học ngành gì, kiến thức nghiệp vụ gì?)

Sinh viên tốt nghiệp đại học chuyên ngành logistics, xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế có thể trở thành nhân viên chứng từ của các công ty xuất nhập khẩu.

Kiến thức bạn cần có là kiến thức về ngoại thương, kiến thức về logistics, kiến thức về quy trình xử lý một lô hàng, kiến thức về kinh tế và luật hiện hành. Cần có chuyên môn thương mại quốc tế, bao gồm đàm phán mua hàng theo Incoterms, quản lý rủi ro thương mại có thể phát sinh, ký kết các thỏa thuận thương mại quốc tế và chọn phương thức thanh toán quốc tế.

#Yêu cầu kỹ năng

Để trở thành nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, bạn phải thành thạo các kỹ năng sau:

Kỹ năng - Chuyên môn: Trên thương trường thì Xuất nhập khẩu là một trong những nghề khó nhất nên kiến thức chuyên môn là một trong những kỹ năng bạn cần phải có. Kiến thức chuyên môn và các kỹ năng liên quan như quảnlý, ngoại ngữ, thương mại,kinh tế và pháp luật là bắt buộc để làm việc ở vị trí này.

Kỹ năng đàm phán: Đây là những kỹ năng và nhiệm vụ bạn cần phải thực hiện thường xuyên trong quá trình làm việc của mình với tư cách là nhân viênchứng từ.

Kỹ năng phân tích và quản lý hệ thống: Các kỹ năng này giúp bạn quản lý một cách khoa học các công việc, sắp xếp và phân loại tài liệu tối ưu hóa thời gian xử lý hồ sơ.

Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng quan trọng không thể thiếu bởi nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu luôn phải làm việc với nhiều bên liên quan như vận tải, nhà cung cấp và hải quan.

Các kỹ năng khác như soạn thảo các văn bản chứng từ, kỹ năng văn phòng,vv.

3. Chia sẻ kinh nghiệm khi làm nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

#Kinh nghiệm học kiến thức

Ngày nay, yêu cầu học xuất nhập khẩu rất khác nhau. Nói đến học xuất nhập khẩu thì mỗi người đều có mục đích học khác nhau, có người học để làm thực tế, có người học để nâng cao trình độ, có thêm kiến thức để tiếp tục học tập hoặc mở rộng cơ hội nghề nghiệp và để có một vị trí tốt hơn trong công ty.

Dưới góc nhìn của nhà tuyển dụng, tức là những người trực tiếp làm nghề, học xuất nhập khẩu tại các trung tâm đào tạo là một cách rất tốt và nhanh chóng để hiểu về công việc cũng như kiến thức cần có cho vị trí nhân viên viên chứng từ xuất nhập khẩu.

⇒ Tại đây bạn được học với các giảng viên giàu kinh nghiệm trong ngành xuất nhập khẩu và logistics. Điều này làm cho nó dễ dàng hơn để tiếp cận công việc thực tế.

Nếu bạn đang băn khoăn không biết nên học chứng từ xuất nhập khẩu ở đâu thì Lê Ánh là sự lựa chọn đáng tin cậy. Các khóa học Xuất nhập khẩu của Trung tâm Lê Ánh sẽ giúp bạn có được những kiến thức cần thiết để trở thành một người làm chứng chứng từ Xuất nhập khẩu chuyên nghiệp.

#Kinh nghiệm tìm việc

Bạn có thể tìm kiếm thông tin tuyển dụng nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu bằng một vài cách như sau:

Đối với vị trí này, hãy truy cập các trang web tuyển dụng nơi có hàng trăm nhà tuyển dụng khác nhau. Các tin tuyển dụng được đăng chi tiết và cập nhật nhanh chóng nên bạn dễ dàng tìm được công việc phù hợp với nhu cầu của mình.

Tham gia nhóm Tuyển dụng Logistics trên Facebook hoặc các diễn đàn. Truy cập trực tiếp vào trang web của công ty mà bạn chọn và chuyển đến phần "Tuyển dụng ". Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các vị trí Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu tại kênh tuyển dụng chính thức của công ty đó. Bạn nên chuẩn bị một CV xin việc chuyên nghiệp và đầy đủ nhất cho mình. Khi viết CV của mình để xin việc làm nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, bạn nên lưu ý những điểm sau để cải thiện CV của mình tốt hơn:

Liệt kê kinh nghiệm công việc của bạn theo thứ tự thời gian, từ gần đến xa Làm rõ mục tiêu nghề nghiệp của bạn

Tham khảo phần JD để tạo phần Kỹ năng công việc tốt nhất

Đặt tên file chuyên nghiệp, như: CV_nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu_ Nguyễn Văn A

#Kinh nghiệm phỏng vấn

Trước khi đi phỏng vấn, bạn cần chuẩn bị tâm lý lạc quan và thoải mái.Dù không biết cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra như thế nào, nhưng nếu bạn có tinh thần và thái độ tốt thì bạn sẽ vượt qua.

Tại buổi phỏng vấn, hãy cố gắng tỏ ra chuyên nghiệp. Đến sớm, ăn mặc lịch sự và mang theo tất cả các hồ sơ cần thiết. Đồng thời, tránh những hành động không cần thiết như búng tay, rung đùi, vuốt tóc khi phỏng vấn. Một số câu hỏi phỏng vấn vị trí Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu:

  • Điều gì khiến bạn chọn công việc chứng từ xuất nhập khẩu?
  • Bạn sẽ làm gì nếu công ty của bạn cung cấp sai mã HS thấp hơn cho hàng hóa?
  • Bạn có biết các điều khoản thanh toán bao gồm những gì không?
  • Bạn có những kỹ năng gì khi làm nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu?
  • Bạn cần làm gì để đảm bảo tính tính chính xác cho chứng từ xuất nhập khẩu?

4. Mức lương nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Lương của nhân viên chứng từ không chỉ thay đổi theo thời gian làm việc mà còn theo địa điểm (Hà Nội, TP.HCM, các tỉnh khác). Vì vậy, rất khó để biết chính xác mức lương cho vị trí này. Tuy nhiên, dựa trên các tin tuyển dụng được đăng tải trên các trang tuyển dụng, bạn có thể tham khảo các khoảng lương trung bình sau.

Mức lương phổ biến: 5.000.000 - 8.000.000 VND/tháng.

Mức lương dành cho người có kinh nghiệm sẽ cao hơn: 7.000.000 – 10.000.000 VND/tháng.

Mức lương tối đa cho vị trí: 10.000.000 - 15.000.000 VND/tháng.

Ở cấp quản lý, giám đốc nhận mức lương cao hơn, khởi điểm trung bình 22.500.000 đồng/tháng.

Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cũng như kinh nghiệm khi xin việc vị trí này.

>>Xem thêm:

Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan đến Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Tổng Quan Về Ngành Xuất Nhập Khẩu mà Sinh viên kinh tế TPHCM muốn chia sẻ đến cho các bạn. Hy vọng những thông tin sẽ giúp bạn có cái nhìn bao quát hơn về ngành xuất nhập khẩu này.

Để nắm rõ hơn các Nghiệp vụ xuất nhập khẩu, bạn có thể tham gia các khóa học xuất nhập khẩu để được chia sẻ các kiến thức từ những người có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề.

Tham khảo: Học Xuất Nhập Khẩu Ở Đâu Tốt Nhất TPHCM và Hà Nội

Từ khóa liên quan: nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là làm gì, cv nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, phỏng vấn nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, lương nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, mức lương của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Tác giả sinhvienkinhte 2
Bài viết trước Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Tổng Quan Về Ngành Xuất Nhập Khẩu

Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Tổng Quan Về Ngành Xuất Nhập Khẩu

Bài viết tiếp theo

[REVIEW] Sự Thật Về Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp, Học Ở Đâu Tốt?

[REVIEW] Sự Thật Về Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp, Học Ở Đâu Tốt?
Viết bình luận
Thêm bình luận
Popup image default

Bài viết liên quan

Thông báo