Nhân Viên Văn Phòng Là Gì? Nhân Viên Văn Phòng Làm Những Gì?

Nhân viên văn phòng là một trong những ngành nghề phổ biến hiện nay. Tuy nhiên không phải ai cũng rõ nhân viên văn phòng là gì và nhân viên văn phòng làm những gì? Hãy cùng theo dõi bài viết sau của sinh viên kinh tế tphcm để xem nhân viên văn phòng làm những công việc gì nhé.

>>Tham khảo ngay: Review Khóa Học Xuất Nhập Khẩu Tại TPHCM Tốt Nhất

I. Nhân viên văn phòng là gì

Nhân viên văn phòng là một trong những bộ phận quan trọng, không thể thiếu đối với mỗi công ty. Nhân viên văn phòng là người chịu trách nhiệm các công việc liên quan đến hành chính nhân sự. Vậy cụ thể công việc của nhân viên văn phòng là gì? Mời bạn đọc theo dõi những công việc cần làm của nhân viên văn phòng.

II. Mô tả công việc của nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng sẽ phải làm khá nhiều công việc và đặc biệt là ở các công ty lớn. Vì vậy mà một nhân viên văn phòng cần có các kỹ năng về chuyên môn, nghiệp vụ. Các công việc cụ thể mà nhân viên văn phòng cần làm đó là trực quầy lễ tân, thanh toán chi phí cho văn phòng, công tác văn thư, quản lý tài sản công ty, hỗ trợ các dự án.

1. Nhân viên trực quầy lễ tân

Hiện nay, nhu cầu tuyển nhân viên phòng ngày càng nhiều, vị trí trực quầy lễ tân là vị trí được nhiều người quan tâm. Nhiều doanh nghiệp có yêu cầu khá cao về ngoại hình và ngoại ngữ đối với vị trí này bởi đây được coi như bộ mặt của công ty. Một nhân viên văn phòng trực quầy lễ tân thường có khá nhiều việc linh hoạt như trực và tiếp nhận điện thoại của khách hàng, tiếp đón khách hàng đến công ty. Ngoài ra, khi tổ chức các cuộc họp hay hội nghị thì nhân viên văn phòng sẽ trực tiếp các công tác chuẩn bị và soạn thảo kế hoạch.

2. Thanh toán các khoản phí của văn phòng

Nhiệm vụ của nhân viên văn phòng hàng tháng là lập phiếu và thanh toán các khoản chi phí về trang thiết bị hay cơ sở vật chất của công ty. Các khoản như chi phí điện thoại, văn phòng phẩm, chi phí thuê mặt bằng, internet…Đối với các doanh nghiệp nhỏ thì nhân viên văn phòng còn phải tạm ứng trước thay cho thủ quỹ.

3. Công tác văn thư

Lưu trữ văn thư, giấy tờ, tài liệu là nhiệm vụ chính của nhân viên văn phòng. Họ sẽ trực tiếp thực hiện nhận và chuyển các tài liệu từ công ty đến khách hàng và ngược lại. Để tài liệu được sắp xếp một cách hợp lý thì nhân viên văn phòng cần xử lý và lưu trữ cẩn thận và luôn đảm bảo bản gốc của các tài liệu quan trọng. Bản chính sẽ chỉ cung cấp trong các trường hợp thực sự cần thiết, nếu các bộ phận khác cần tài liệu thì cung cấp bản phô tô có dấu. Nhân viên văn phòng cũng cần biết về luật bảo hiểm của người lao động để theo dõi chế độ bảo hiểm cho nhân viên. Ngoài ra, trong một số trường hợp, nhân viên văn phòng sẽ hỗ trợ bộ phận hành chính nhân sự lựa chọn các hồ sơ xin việc.

In ấn tài liệu và soạn thảo các tài liệu cũng là công việc mà nhân viên văn phòng cần làm. Vì vậy mà họ cần có các kỹ năng về tin học văn phòng để đáp ứng cho công việc.

4. Quản lý trang thiết bị cho công ty

Dựa trên nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm, cơ sở vật chất của nhân viên, nhân viên văn phòng sẽ lên kế hoạch và đề xuất lên cấp trên. Sau khi được phê duyệt thì họ tiến hành mua sắm và bàn giao cho các phòng ban. Nhân viên văn phòng cần theo dõi và quản lý trang thiết bị đó trong quá trình các bộ phận sử dụng.

5. Hỗ trợ dự án của công ty

Nhân viên văn phòng sẽ tham gia hỗ trợ các dự án cho công ty khi cần thiết. Công việc của họ là in ấn các giấy tờ, hồ sơ, xin dấu và chữ ký của những người chịu trách nhiệm thực hiện. Ngoài ra, chuẩn bị phương tiện đi lại, nơi ở, ăn uống cho người chịu trách nhiệm dự án cũng là công việc của nhân viên văn phòng cần làm. Nhân viên văn phòng còn phải chuẩn bị tài liệu và những trang thiết bị đảm bảo dự án diễn ra đúng thời hạn.

III. Kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng

1. Kỹ năng nghiệp vụ

Nhân viên văn phòng cần phải biết và nắm rõ những yêu cầu được giao để hoàn thành một cách nhanh chóng và hiệu quả. Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, các phần mềm tin học văn phòng là yêu cầu cơ bản nhất của nhân viên văn phòng. Ngoài ra, nhân viên văn phòng cần tìm hiểu và nâng cao trình độ, rèn luyện thêm các kỹ năng để xử lý các công việc khác nhau.

2. Kỹ năng giao tiếp

Dù là bất cứ ngành nghề nào cũng cần có kỹ năng giao tiếp. Người có khả năng giao tiếp tốt chắc chắn sẽ thuận lợi hơn trong công việc, bạn không cần nói quá hay nhưng cần có khả năng linh hoạt. Ngoài ra, bạn cần rèn luyện khả năng lắng nghe, tiếp thu ý kiến từ người khác để nhìn nhận và chọn lọc các ý kiến có ích cho bản thân. Từ đó trau dồi các kiến thức và kinh nghiệm làm việc.

3. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong khi làm việc chắc chắn sẽ có những khó khăn nhất định. Vì vậy bạn cần tìm ra hướng giải quyết hợp lý, hạn chế ảnh hưởng đến công việc.

4. Luôn học hỏi và rèn luyện bản thân

Trau dồi thêm các kỹ năng chuyên môn sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt nhất có thể. Vậy nên việc học hỏi, tiếp thu, cập nhật những cái mới sẽ có ích khi làm việc.

IV. Mức lương của nhân viên văn phòng

Mức lương cứng của nhân viên văn phòng khá ổn định từ 7-15 triệu. Tuy nhiên, họ chỉ được nhận khoản lương cứng, không hề có thưởng hay hoa hồng như những bộ phận khác. Tùy vào mức độ các công việc cần làm mà mức lương sẽ khác nhau.

Trên thực tế, mỗi ngành nghề đều có một mức lương cụ thể, phù hợp với tính chất, mức độ của mỗi công việc và đặc điểm doanh nghiệp.

Mỗi công việc sẽ có những đặc trưng riêng, hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn đọc hình dung ra các công việc cần làm của nhân viên văn phòng.

>>Xem thêm:

Cơ hội việc làm cho sinh viên ngành Kinh tế quốc tế

TOP 10 công việc làm thêm cho sinh viên tốt nhất

Quản Trị Kinh Doanh Là Gì? Học Trường Nào Ở TPHCM?

Các Câu Hỏi Phỏng VấnThường Gặp Và Cách Trả Lời Hay Nhất

Nhân Viên Sale Là Gì? Mô Tả Công Việc Nhân Viên Sale