Tổng Hợp Mẫu Kế Hoạch Công Việc Bằng Excel (Ngày, Tháng, Năm)

Tác giả Biên tập viên 13/03/2024 24 phút đọc

Bạn có quá nhiều công việc? Bạn không biết nên làm cái nào trước, tập trung làm cái nào nhiều hơn? Qua bài viết này, Sinh Viên Kinh Tế TPHCM sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này bằng các mẫu kế hoạch công việc bằng Excel. Bạn sẽ tìm thấy được một công cụ hữu ích giúp bạn đạt kết quả cao hơn trong công việc, hãy cùng theo dõi nhé.

1. Kế Hoạch Là Gì?

Kế hoạch là một tập hợp nội dung, hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra, dự trù trước đó. Kế hoạch là một nội dung quan trọng trong quản lý, nó đóng một chức năng vô cần thiết yếu và quan trọng.

Đối với các doanh nghiệp, kế hoạch đi đôi với việc lựa chọn và tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai. Kế hoạch là lựa chọn phương pháp phù hợp nhất, nhanh nhanh để đạt được mục tiêu được đề ra.

Kế hoạch còn bao gồm việc định hướng cho một bộ phận, hoặc một công ty, cơ sở nào đó phải tuân theo. Kế hoạch có nghĩa là xác định nhiệm vụ của mỗi người, ai làm, làm gì, làm thế nào, làm khi nào, làm để làm gì.

Xây dựng kế hoạch là bắc một nhịp cầu từ trạng thái hiện tại tới trạng thái tương lai mà ta mong muốn.

»»» Review Học Kế Toán Ở Đâu Tốt Nhất

2. Lập Kế Hoạch Là Gì?

Lập kế hoạch (tiếng Anh là planning) được hiểu là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn phương thức hành động phù hợp nhất, nhanh nhất để đạt được các mục tiêu.

3. Những Nội Dung Cần Có Trong Bảng Kế Hoạch

Để xây dựng một bản kế hoạch đầy đủ, hoàn chỉnh bạn cần có:

- Mục tiêu của kế hoạch

- Nội dung công việc

- Phương thức thực hiện

- Tiến trình thực hiện kế hoạch

- Sản phẩm đạt được từ kế hoạch đặt ra

- Đánh giá công việc

Sau khi xác định được những phần cần có trong một bản kế hoạch công việc, tiến hành bạn phải xây dựng một bản kế hoạch hoàn chỉnh. Quy trình được thực hiện theo thứ tự như sau:

- Bước đầu tiên: Phân tích môi trường

Việc làm này nhằm xác định được điểm mạnh, yếu từ đó tìm kiếm được cơ hội và phát hiện ra thách thức đặt ra cho tổ chức, bộ phận.

- Bước thứ hai: Xác định mục tiêu công việc

Các mục tiêu được đặt ra để xác định kết quả muốn đạt được và chỉ ra thời điểm cần kết thúc trong công việc cần làm. Các mục tiêu bạn đặt ra phải xác định rõ thời gian thực hiện, bắt đầu khi nào, kết thúc khi nào, và được lượng hóa đến mức cao nhất có thể. Các mục tiêu cần được sắp xếp theo thứ tự, dựa trên các tiêu chí sau:

Tính ưu tiên
Thời gian thực hiện: ngắn hạn, trung hạn và dài hạn
Các bộ phận, nhóm khác trong tổ chức: gồm các mục tiêu của cổ đông, ban giám đốc, người lao động,...

- Bước thứ ba: Xây dựng các phương án

Ở bước này bạn cần tìm tòi, nghiên cứu và lựa ra các phương án hành động phù hợp. Mỗi phương án được lựa chọn phải bao gồm:

Các giải pháp của kế hoạch: trả lời cho câu hỏi làm thế nào để thực hiện mục tiêu?
Các công cụ để thực hiện mục tiêu: trả lời cho câu hỏi thực hiện mục tiêu bằng gì?

- Bước thứ tư: Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu nhất

Sau khi đã tìm được phương án để thực hiện mục tiêu, thì tiếp đó bạn cần phải đánh giá các phương án đó đã phù hợp với tiêu chuẩn mục tiêu và trung thành cao nhất với các tiền đề đã xác định. Các phương án dựa trên những yếu tố sau:

Phương án nào thực hiện được mục tiêu nhanh nhất
Phương án nào sử dụng hiệu quả nguồn lực của tổ chức nhất.
Phương án nào chi phí thấp nhất
Phương án nào nhận được sự ủng hộ của các cấp quản lý và người phụ trách
Phương án nào phản ánh tốt nhất hệ thống tiêu chuẩn đã chọn.

- Bước thứ năm: Quyết định kế hoạch

Thời điểm mà kế hoạch được chấp thuận là khi lựa chọn phương án hành động, thời điểm thực sự để ra quyết định. Việc phân tích, đánh giá phương án để nhà quản lý quyết định thực hiện một số phương án chứ không chỉ dùng một phương án duy nhất.

Lúc này cũng cần quyết định phân bổ con người và nguồn lực khác để phục vụ cho việc thực hiện kế hoạch khác của tổ chức.

Sau khi quyết định được công bố, kế hoạch đã được xây dựng xong, bước cuối cùng là lượng hóa chúng bằng cách chuyển sang dạng quân quỹ để kế hoạch có ý nghĩ như đã nêu khi thảo luận về các kế hoạch đó.

Nếu điều hành kế hoạch tốt, quân quỹ sẽ trở thành một phương tiện để kết hợp các kế hoạch với nhau, đồng thời cũng trở thành tiêu chuẩn quan trọng để đo lượng sự tăng tiến của kế hoạch.

»»» Review Khóa Học Xuất Nhập Khẩu Ở Đâu Tốt

4. Tổng Hợp Mẫu Kế Hoạch Công Việc Bằng Excel Mới Nhất

Sau đây chúng tôi sẽ tổng hợp cho bạn một số mẫu kế hoạch công việc bằng Excel mới nhất hiện nay:

- Đầu tiên là mẫu kế hoạch công việc theo tuần tháng. Đối với mẫu kế hoạch công việc này sẽ đòi hỏi nhiều thông tin để thuận tiện cho việc quản lý, theo dõi công việc thuận tiện và nhanh chóng hơn. Nội dung chính bao gồm:

Tên đơn vị, công ty, phòng ban trực thuộc đơn vị, công ty đó
Thời gian thực hiện kế hoạch (bắt đầu, kết thúc)
Mục tiêu kế hoạch
Yêu cầu và những người liên quan đến kế hoạch
Thiết bị, thông tin thực hiện kế hoạch
Phương thức, phương án, rủi ro, phương án tạm thời của kế hoạch

Mẫu kế hoạch công việc

- Thứ hai là mẫu biểu đồ dạng Gantt. Đây là bản phân tích trực quan về các giai đoạn của dự án, các bên liên quan và nhiệm vụ bằng cách sử dụng các màu sắc nằm trên chế độ xem lịch ngang. Bạn sẽ dễ dàng theo dõi, và chọn màu sắc phù hợp cho từng nhóm và các bên liên quan. Hơn nữa, biểu đồ Gantt còn cho phép tùy chọn chế độ xem danh sách hiển thị nhiệm vụ một cách trực quan, sinh động.

Biểu đồ Gantt

- Thứ ba là mẫu Excel quản lý KPI. Quản lý KPI là một tác vụ rất quan trọng trong kế hoạch kinh doanh, nó giúp theo dõi, đánh giá tiến trình dự án và nhóm thực hiện. Từ mẫu Excel quản lý KPI bạn sẽ có cái đánh giá toàn diện nhất về tiến trình thực hiện kế hoạch từ đó đưa ra các điều chỉnh cho phù hợp.

Mẫu lập kế hoạch cá nhân

- Thứ tư là mẫu Excel kế hoạch Marketing. Biểu mẫu này giúp bạn thực hiện hiệu quả kế hoạch tiếp thị trong vòng 1 năm.

Mẫu kế hoạch công việc bằng Excel

- Thứ năm là mẫu kế hoạch SEO On-Page. Có lẽ bạn đã khá quen thuộc với từ SEO, nó là một kỹ thuật giúp tối ưu công cụ tìm kiếm từ khóa trên Google, tăng thứ hạng của website. Do đó mẫu kế hoạch SEO On-Page sẽ giúp bạn theo dõi lượt traffic đổ về website một cách hiệu quả nhất.

Mẫu xây dựng kế hoạch công việc

5. Những Lưu Ý Khi Lập Kế Hoạch Công Việc

Khi lập kế hoạch cho công việc, bạn cần lưu ý một số điều sau đây:

Bạn phải tổng kết lại những kết quả mình đã đạt được
Những thất bại chưa vượt qua
Phân tích hoàn cảnh hiện tại và những gì mình đang có
Liệt kê những mong muốn trong tầm với của bản thân
Không mơ mộng hão huyền
Kế hoạch rõ ràng, cụ thể, chi tiết, không mơ hồ
Lập theo từng giai đoạn nhỏ
Rèn luyện, tu dưỡng ý chí để hoàn thành mục tiêu
Định nghĩa các mức độ thành công

Trên đây là tất tần tật thông tin về mẫu kế hoạch mà chúng tôi cung cấp cho bạn. Hy vọng những thông tin này hữu ích cho học tập và công việc của bạn, cảm ơn bạn đã theo dõi.

Xem thêm: